SkatteFUNN-guide

Krav til timelister i SkatteFUNN

Skal personalkostnader inngå i SkatteFUNN-fradraget, holder det ikke bare å kunne vise hvor mange timer som er brukt. Timelistene må føres og dokumenteres på en bestemt måte.

Oppdatert 7. oktober 2026

Hva må en SkatteFUNN-timeliste inneholde?

Forskningsrådet og Skatteetaten stiller konkrete krav til dokumentasjon av arbeidstimer som skal inngå i prosjektregnskapet. For hver dag må det være mulig å se hvem som har jobbet, hvor mange timer som er brukt, og hvilket delmål eller hvilken arbeidspakke arbeidet gjelder.

1. Navn på FoU-medarbeiderDet må fremgå hvilken person som har utført prosjektarbeidet.

2. Timer fordelt per dagDet er ikke tilstrekkelig med en samlet ukes- eller månedssum. Arbeidstimene skal kunne dokumenteres dag for dag.

3. Delmål eller arbeidspakkeTimene må knyttes til den delen av det godkjente FoU-prosjektet medarbeideren faktisk har arbeidet med.

Timelistene må signeres minst hvert kvartal

Både FoU-medarbeideren og prosjektansvarlig skal signere timelistene løpende og minst hvert kvartal. Dette er et absolutt dokumentasjonskrav for timer som skal inngå i kostnadsgrunnlaget.

Signeringen kan gjøres elektronisk, men virksomheten må kunne dokumentere at signeringen faktisk er utført av den aktuelle medarbeideren og prosjektansvarlig.

Praktisk konsekvens: Et system som bare registrerer timer er ikke nødvendigvis nok. Bedriften bør også ha en tydelig prosess for godkjenning, signering, historikk og oppbevaring.

Må man bruke et eget timeregistreringssystem?

Nei. Forskningsrådet skriver at virksomheten ofte kan bruke det samme systemet som brukes til vanlig timeføring, så lenge systemet oppfyller SkatteFUNN-kravene.

Excel eller andre regneark kan derfor i prinsippet være tilstrekkelig for en liten organisasjon med få prosjektdeltakere. Når flere ansatte, arbeidspakker eller parallelle prosjekter skal håndteres, blir oppfølging, signering og sporbarhet fort mer krevende.

Løsning	Kan fungere?	Hva må dere passe på?
Excel / regneark	Ja	Daglig detaljering, signering, versjonskontroll og sikker oppbevaring må håndteres.
Regnskap-/ERP-system	Ja	Sjekk at delmål, signering og nødvendig historikk kan dokumenteres.
Eget timesystem	Ja	Systemet må støtte kravene – et generelt timesystem er ikke automatisk SkatteFUNN-klart.

Prosjektregnskapet skal føres løpende

SkatteFUNN-prosjektet skal ha et eget prosjektregnskap som dokumenterer kostnadene som kreves inkludert i skattefradraget. Prosjektregnskapet skal føres løpende gjennom året og kunne fremlegges for skattemyndighetene ved behov.

Forskningsrådet anbefaler derfor at bedriften etablerer system og rutiner for timeføring og signering allerede når prosjektarbeidet starter. Dokumentasjonskravene gjelder også timer som føres før den formelle godkjenningen, dersom kostnadene senere skal inngå i et godkjent kalenderår.

Hvor mange timer og hvilken timesats kan føres?

For egne ansatte kan det føres maksimalt 1 850 timer per person per år i prosjektet. Timesatsen beregnes med utgangspunkt i avtalt og faktisk årslønn, med en øvre sats på 700 kroner per time.

Ulønnet arbeidsinnsats kan ikke inngå i fradragsgrunnlaget. Det er de faktiske, dokumenterte kostnadene som er relevante.

For beregning, lønnsgrunnlag og deltidsansatte, se vår guide til timesats i SkatteFUNN.

Hva ser revisor etter?

SkatteFUNN-kostnadene skal attesteres av revisor, også for virksomheter som ellers ikke er revisjonspliktige. Revisor må kunne kontrollere at kostnadene og arbeidstimene hører til det godkjente prosjektet og at dokumentasjonskravene er fulgt.

Dersom revisor tar forbehold om arbeidstimene eller andre prosjektkostnader, kan disse kostnadene falle utenfor grunnlaget for SkatteFUNN-fradraget.

En enkel sjekkliste

Føres timer dag for dag?	✓
Fremgår medarbeiderens navn?	✓
Er timene koblet til riktig delmål/arbeidspakke?	✓
Signerer medarbeider og prosjektansvarlig minst kvartalsvis?	✓
Kan elektroniske signaturer dokumenteres?	✓
Føres prosjektregnskapet løpende?	✓
Er historikken tilgjengelig ved revisjon eller kontroll?	✓

Ofte stilte spørsmål

Kan vi bruke Excel til SkatteFUNN-timelister?

Ja, dersom regnearket og rutinene rundt det dokumenterer alle påkrevde opplysninger, signeringene og historikken på en tilfredsstillende måte.

Må timene føres hver dag?

Dokumentasjonen skal vise timer fordelt per dag. Forskningsrådet anbefaler at timeregistreringen starter så tidlig som mulig og føres løpende.

Hvem skal signere timelistene?

Både FoU-medarbeideren og prosjektansvarlig skal signere løpende og minst hvert kvartal.

Kan timelistene signeres digitalt?

Ja, så lenge det kan dokumenteres at signeringen er gjennomført av riktig medarbeider og prosjektansvarlig.

Er det krav om et eget SkatteFUNN-system?

Nei. Dere kan bruke et eksisterende system dersom det tilfredsstiller kravene. Det avgjørende er dokumentasjonen, ikke navnet på systemet.

Enklere timeføring. Dokumentasjon som tåler kontroll.

Tidlogg utvikles for virksomheter som vil gjøre SkatteFUNN- og FoU-timeføring enklere for medarbeiderne, samtidig som Finance og prosjektansvarlige beholder kontroll og sporbarhet.

Hør mer om Tidlogg

Kilder

Denne guiden er basert på gjeldende informasjon fra Forskningsrådet og Skatteetaten. Ved tvil om egne forhold bør virksomheten avklare kravene med revisor eller relevante myndigheter.